Come ridurre lo spreco di carta in ufficio

Indipendentemente dal tipo di ufficio in cui si lavora, il problema dello spreco di carta è tanto comune quanto complesso da risolvere. Anche le aziende che si impegnano con programmi specifici a ridurre la carta in ufficio, infatti, si rendono conto di utilizzarne ancora troppa rispetto a un vero e proprio standard anti-spreco.

Uffici e studi professionali sono uno dei luoghi in cui si produce una enorme quantità di rifiuti. Evitare in ogni modo gli sprechi, riciclare il più possibile e smaltire bene non è soltanto un imperativo morale e un modo per rispettare le normative in fatto di igiene ambientale, ma si traduce anche in maggiore efficienza che a sua volta significa risparmio per l’azienda e aumento dei profitti.

Diminuire il consumo eccessivo di carta, però, è possibile: basta seguire alcuni semplici accorgimenti, ecco quelli più efficaci.

No agli sprechi: best practices di successo

Stampare fronte/retro

Si tratta del modo più semplice per risparmiare sull’utilizzo della carta. Quando si stampano dei documenti, occorre fare attenzione a selezionare sulla propria stampante l’opzione fronte/retro. La maggior parte dei dispositivi professionali, ha la stampa sui due lati “di serie”; in ogni caso, qualora non si disponesse di una stampante con questo optional, è sufficiente stampare una prima facciata, girare il foglio, disporlo nuovamente nel cassetto della carta e dare l’input per la stampa. Sembra banale, ma se tutti stampassero ogni volta fronte/retro lo spreco di carta si dimezzerebbe e, di conseguenza, anche i costi per l’acquisto di nuove risme di fogli.

Evitare l’overprinting

Fino a qualche decennio fa, quando ancora i computer non avevano fatto il loro ingresso negli uffici, la carta era l’unico strumento per mettere nero su bianco tutto ciò che doveva essere catalogato, registrato o diffuso. Oggi, per fortuna, non è più così: la stragrande maggioranza dei documenti, infatti, è in digitale e si può condividere via mail o tramite le piattaforme cloud. In altri termini, spesso stampare non è necessario: meglio quindi farlo solo se ce n’è assolutamente bisogno. In caso contrario, il documento potrebbe finire dritto nel cestino dei rifiuti senza nemmeno essere letto o utilizzato in alcun modo.

Assicurarsi che nel documento non ci siano errori, prima di stamparlo

Tra le tante voci relative al dispendio di carta, una è rappresentata dalla stampa – per così dire – disattenta. Capita spesso che le persone stampino documenti anche di molte pagine per poi accorgersi, rileggendoli, che ci sono refusi o spaziature indesiderate e che pertanto occorra ristampare tutto di nuovo. Per evitare questo problema, è sufficiente avvalersi degli strumenti di correzione messi a disposizione dai principali software di scrittura e selezionare sempre la modalità “anteprima” prima di dare l’ordine di stampa.

Riutilizzare la carta già cestinata

In qualsiasi ufficio è frequente prendere appunti al volo o annotarsi un nome o un numero di telefono su un pezzo di carta. Solitamente allo scopo vengono utilizzati i post-it, il cui acquisto, però, comporta a propria volta un impatto sull’ambiente. Un’ottima alternativa potrebbe essere quella di impiegare la carta già cestinata: si ridurrebbero i costi per comprare block notes e post-it e, nel contempo, si favorirebbe comunque una forma di riciclo.

Ricordarsi anche di riutilizzare le buste di carta non troppo sciupate, anche mediante etichette che coprano il vecchio indirizzo.

Riciclare, sempre

Un utile consiglio per abbattere gli sprechi di carta è quello di riciclarla, dotando il proprio ufficio di cestini per la raccolta differenziata, chiamati anche ecobox. Una scelta che potrebbe fare la differenza (e non si tratta solo di un gioco di parole): la carta già utilizzata, infatti, ha davanti a sé fino ad altre 7 vite. Potrebbe essere destinata alla produzione di risme di fogli, per esempio, oppure alla realizzazione di oggetti di varia natura, magari utili proprio per l’arredamento dell’ufficio stesso.

Restando in tema di carta riciclata, un’ottima idea è anche quella di avvalersene direttamente per la stampa dei documenti, acquistando risme di fogli di carta riciclata da includere tra il materiale di cancelleria in dotazione in ufficio.

Una buona idea può anche essere quella di accumulare fogli A4 già stampati su una sola facciata, con il retro ancora perfettamente bianco in un apposito contenitore. All’occorrenza, nel caso in cui – ad esempio – si debba stampare una bozza, oppure pagine che subito dopo andranno cestinate, si può utilizzare questo tipo di carta nel cassetto della stampante, prima di destinarlo al definitivo riciclo.

Alcune tecnologie per evitare gli sprechi

Per ridurre gli sprechi, anche la tecnologia può venire in aiuto. Alcune nuove stampanti, per esempio a marchio Ricoh, sono dotate di numerose funzionalità volte proprio a diminuire il dispendio di carta. Le applicazioni per stampanti multifunzione di ultima generazione permettono di stampare su uno stesso foglio entrambe le facciate di un documento di identità oppure di rendere omogenei i documenti sistemando in automatico ingrandimenti e riduzioni, in modo da garantire la massima ottimizzazione del processo di stampa.

Cambiare le impostazioni dei file per la stampa in modo da sfruttare al massimo lo spazio, ad esempio riducendo i margini, diminuendo le dimensioni del font, restringendo le fotografie o riducendo la densità dei pixel. Alcuni caratteri, come il Times New Roman e l’Arial sono più efficienti di altri, nel senso che occupano una significativa percentuale di spazio in meno. Si possono addirittura usare caratteri True Type come Ecofont che, creando dei forellini invisibili nelle lettere digitate, le mantengono leggibili riducendo di molto l’impiego del toner. Ricordiamo che anche il toner va smaltito in modo corretto.

I software di gestione documentale digitalizzano e archiviano i documenti in formato elettronico, riducendo la necessità di stamparli. Soluzioni come Microsoft SharePoint, Google Drive e Dropbox, consentono di condividere e archiviare file, facilitando la collaborazione senza l’uso della carta.

Le firme digitali permettono di firmare documenti senza bisogno di stamparli. Servizi come DocuSign, Adobe Sign e HelloSign sono ampiamente utilizzati e validi per documenti legali e amministrativi, eliminando la necessità di copie cartacee.

Gli scanner con tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), consentono di digitalizzare i documenti cartacei e trasformarli in testi ricercabili e modificabili. Questo permette anche di ridurre lo spazio fisico necessario per l’archiviazione e di mantenere i file in formato digitale.

Le applicazioni per prendere appunti come Evernote, Microsoft OneNote e Notion sono ottime per sostituire blocchi per appunti e fogli di carta. Offrono la possibilità di organizzare e condividere note, liste di cose da fare e progetti.

L’elenco delle soluzioni tecnologiche per ridurre il consumo di carta sarebbe infinito, ma il concetto di base resta il fatto che occorre insistere per abituarsi a modificare le proprie abitudini quotidiane, spesso dure a morire. E tu, quali azioni concrete stai praticando al riguardo? Sarebbe utile le volessi condividere nei commenti!